Waarom is teamgevoel belangrijk? En wat is het eigenlijk? Ben Tiggelaar schreef onlangs een mooie column over het belang van een vriendschappelijke sfeer op het werk. Mensen zijn gelukkiger in een team waar ze vriendschap voelen en voelen zich meer betrokken bij het werk. Amy Edmonson liet met haar onderzoek naar psychologische veiligheid twintig jaar geleden al zien dat mensen beter  samenwerken en -leren als ze zich vertrouwd voelen in hun team. Ook elkaar aanspreken is in een veilig team een minder groot issue. De cursus feedback geven (toch al niet zo zinvol over het algemeen) kan achterwege blijven, want de feedback komt vanzelf wel – als die nodig is – en verder accepteer je van elkaar dat we niet allemaal hetzelfde zijn en dat iederéén wel een paar irritante trekjes heeft.

Hoe dan?

Hoe kom je nou aan zo’n harmonieus team? Er is wel wat inspanning voor nodig. Nancy Dixon schrijft: “Teams are small enough that, given the opportunity, members can build warm and loving relationships with each other. But accomplishing that requires setting aside time for team members to learn about each other. The reality is that I can’t support you, or you me, unless we know enough about each other to recognize our mutual needs and gifts.”

In het systeemdenken wordt dat wel ‘taak 2’ genoemd. Taak 1 is het werk dat gedaan moet worden voor de buitenwereld, de core business van de organisatie; taak 2 is zorgdragen voor het groepsproces, werken aan het team. Dat gaat niet altijd vanzelf. Het is druk, er zijn klanten, burgers, cliënten of patiënten waarvoor gezorgd moet worden; in de waan van de dag krijgt taak 1 voorrang en schiet taak 2 erbij in.

Een team dat werkt

Maar soms mag je meemaken hoe het óók kan. De afgelopen tijd werkte ik als interim opleider bij een team in een overheidsorganisatie. Vanaf de allereerste dag voelde ik me thuis en welkom, en ik zag dat dat voor andere nieuwkomers eveneens gold. Ik merkte dat iedereen werd aangemoedigd om mee te praten, dat er serieuze inhoudelijke discussies werden gevoerd en dat het onderling vertrouwen groot was.

In dit blog wil ik graag delen hoe de mensen in dit team – ondanks een belangrijke ‘taak 1’ en hoge werkdruk – samen aan hun team werken. Als inspiratie voor wie het nieuwe jaar óók graag wil doorbrengen in een team dat lekker werkt.

1 Warm welkom

Nieuwe medewerkers (waarbij geen onderscheid wordt gemaakt tussen vaste of tijdelijke krachten, stagiaires en zzp-ers) krijgen een buddy toegewezen, die ze wegwijs maakt en voorstelt aan iedereen. De buddy zorgt dat er een digitale inwerkkit klaarstaat met links naar relevante inhoudelijke informatie, de telefoonlijst en het ‘smoelenboek’, waar alle collega’s bij hun foto een stukje over hun werk- en privéleven hebben geschreven. Praktische zaken als account, toegangspasje, laptop, werktelefoon zijn ruim op tijd geregeld zodat alles klaarligt op dag 1 (dat lijkt vanzelfsprekend, maar je wilt niet weten bij hoeveel organisaties dat niet in orde is.)

2 Wekelijks bijpraten

Het hele team zit op donderdagmorgen om 9 uur bij elkaar, offline dan wel online. Een informeel overleg, waarin iedereen kort deelt wat hem of haar in het werk bezighoudt en welke mooie of lastige dingen er de afgelopen week zijn gebeurd. Soms wordt hier ook verteld dat iemand een huis heeft gekocht, of dat de kat is weggelopen. Tot slot worden in dit uur presentaties gegeven door teamleden over een project, of over tips voor slimmer gebruik van excel, of naar aanleiding van een teampoll (zie 3).

3 Het team is een taak van iedereen

Taak 2: het teamgebeuren, is een collectieve verantwoordelijkheid, niet alleen in woorden maar ook in daden. Dus als bij het werkoverleg een issue wordt benoemd dat het team aangaat, wordt er ter plaatse een groepje van twee of drie mensen geformeerd dat ermee aan de slag gaat: zij onderzoeken via een poll hoe iedereen over dit onderwerp denkt en komen vervolgens met voorstellen. Het verantwoordelijke groepje presenteert de bevindingen en mogelijke acties in het werkoverleg, waarna binnen de grenzen van het mogelijke (zie 5) met elkaar een besluit wordt genomen en uitgevoerd. Voorbeelden: afspraken over hybride werken na corona; een voorstel om successen in het werk te delen en ervan te leren; ideeën om nieuwe collega’s te werven.

4 Rituelen

Dit team neemt zijn rituelen serieus. Er zijn maandelijkse lunches en borrels, die door wisselende teamleden worden georganiseerd en waarvoor in januari de data voor het hele jaar worden vastgelegd. Er is een verjaardagslijst: iedereen heeft een verjaardagsmaatje, voor wie je een cadeautje en een kaart koopt. Die verjaardagslijst wordt actueel gehouden, zodat nooit iemand zonder verjaardagsmaatje overblijft. Er is een jaarlijks teamuitje dat onder grote geheimzinnigheid wordt georganiseerd door wisselende groepjes. En er is altijd aandacht voor afscheid; zelfs een stagiaire die er maar kort bij is geweest mag haar of zijn onderzoek/werk presenteren in het werkoverleg en krijgt een afscheidspraatje.

5 Last but not least: een team-leider

De teamleider beschouwt het als een belangrijke taak om te stimuleren dat het team het goed heeft met elkaar. Zij stuurt stevig op de processen die bijdragen aan taak 2 en benadrukt telkens de gezamenlijke verantwoordelijkheid daarvoor. Tegelijk is zij helder over de kaders waarbinnen het team ruimte kan nemen. Ze heeft aandacht voor mensen, en verwacht dat ook van haar teamleden onderling.

Mijn wens voor 2023

Ik wens iedereen toe dat het team waarin je je werk doet – of dat nou vast of tijdelijk is – een plek is van vriendschap, vertrouwen en verbinding. En waar aandacht is voor taak 1 én taak 2, want een team waaraan gewerkt wordt, wordt een team dat werkt.

Ik help organisaties waar het samen werken en samen leren in teams, vooral tussen oudere en jongere medewerkers, wel een zetje kan gebruiken. Spreekt dat je aan? Bel of mail me voor een afspraak.